Hockeyclub Feijenoord

bouwen aan Zuid; een eerlijke kans voor iedereen

headerbeeld HCF Familietoernooi 2019.png headerclubhuis2018.jpg

privacy_statement

Privacyverklaring

Versie mei 2018

Conform de Statuten van de vereniging, dient ieder ander reglement als aanvulling op de Statuten en mag het dus nooit in strijd zijn met deze Statuten. In een reglement van de vereniging worden die onderwerpen geregeld die in deze Statuten niet of niet volledig zijn geregeld. Verder geldt dat ieder reglement van de vereniging niet in strijd mag zijn met de wet, ook waar deze geen dwingend recht bevat, en deze Statuten.

Deze Privacyverklaring wordt op 28 juni 2018 ter goedkeuring voorgelegd aan de Algemene Leden Vergadering (ALV).

1.Begripsbepaling

In dit document wordt verstaan onder:

1.1.HCF, Hockey Club Feijenoord, gevestigd te Rotterdam aan de Buitendijk 100C 3078 XC, geregistreerd bij de Kamer van Koophandel onder nummer 51046814;

1.2.App, de verzameling van officieel door het bestuur van HCF aangewezen applicaties die worden ingezet om de ledenadministratie en hockey gerelateerde activiteiten te verzorgen. Naast het gebruik van LISA Totaal, betreft het koppelingen met Twinfield, Mailchimp en de KNHB;

1.3.Website, de verzameling van officieel door het bestuur van HCF ingezette communicatiemiddelen zoals de website van HCF (www.hcfeijenoord.nl)en overige sociale netwerken waarop HCF een profiel heeft (Facebook, Instagram, Twitter, You Tube);

1.4.Persoonsgegevens, betreft ieder gegeven dat direct of indirect herleidbaar is tot een individu ongeacht het type gegeven. Voor- en achternaam, (e-mail)adres, lidnummer, teamfoto, gedrag, en hockeyvaardigheden zijn voorbeelden van persoonsgegevens;

1.5.Verwerken, betreft iedere handeling die betrekking heeft op een persoonsgegeven. Hierbij kan gedacht worden aan het verzamelen, bewaren, verplaatsen, wissen, doorsturen, aanpassen, maar ook aan het kwijtraken of vernietigen van persoonsgegevens;

1.6.Lid, zoals omschreven in de Statuten en nader omschreven in het Huishoudelijk Reglement van HCF. Het betreft degene die zich via de website en/of een inschrijfformulier inschrijft als lid. Een lid beschikt over geautoriseerde toegang (persoonlijk account, bestaande uit een unieke combinatie van lidnummer en wachtwoord);

1.7.Vrijwilliger, degene die via de website of een inschrijfformulier als zodanig bekend is gesteld en beschikt over geautoriseerde toegang. Tot deze groep kunnen ook eventuele inhuurkrachten en/of stagiaires behoren;

1.8.Bezoeker, degene die van de website en/of app gebruikt maakt en zeer beperkte mogelijkheden heeft om content te verwerken. Een bezoeker beschikt niet over geautoriseerde toegang;

1.9.Beheerder, de persoon die door het bestuur van HCF is geautoriseerd om persoonsgegevens te verwerken en/of IT-onderhoudswerkzaamheden uit te voeren aan de website en/of app. Het wijzigen van persoonsgegevens is voorbehouden aan degene(n) die over de autorisatie ‘secretariaat’ (ledenadministratie) of ‘penningmeester’ (bankgegevens) binnen Lisa2 beschikt;

1.10.Gebruiker, iedere willekeurige gebruiker van de website en/of app. Een gebruiker kan zijn: lid, vrijwilliger of bezoeker;

1.11.Privacyverklaring, dit document, door de ALV bekrachtigd;

1.12.Datalek, de situatie dat er inbreuk plaatsvindt op de beveiliging van persoonsgegevens.


2.Algemeen

2.1.HCF is verantwoordelijk voor het verwerken van persoonsgegevens van haar gebruikers. In deze privacyverklaring wordt beschreven hoe deze gegevensverwerking geschiedt en voor welke doeleinden deze gegevens verwerkt worden.

2.2.Door de website en/of app van HCF te gebruiken, al dan niet door het inschrijven als lid, gaat een gebruiker akkoord met de volgende voorwaarden die daarop van toepassing zijn.

2.3.Indien een gebruiker niet met deze privacyverklaring akkoord gaat, dient men de website en/of app niet te gebruiken en zich niet in te schrijven en dit te melden aan het bestuur van HCF (via [email protected]).

3.Verwerking van persoonsgegevens

3.1.Volgens de wet mogen persoonsgegevens alleen verwerkt worden voor een duidelijk omschreven en rechtmatig doel. In het geval van HCF gaat het dan om:

a.een noodzakelijke verwerking om een gerechtvaardigd belang te dienen;

b.de uitdrukkelijke toestemming van een betrokkene;

c.het uitvoeren van een contract met een betrokkene;

d.het voldoen aan een wettelijke plicht.

3.2.Alleen beheerders kunnen persoonsgegevens binnen website en/of app verwerken.

3.3.Iedere beheerder dient een geheimhoudingsverklaring te ondertekenen. Deze verklaring regelt de wijze waarop met vertrouwelijke informatie (zoals persoonsgegevens) dient te worden omgegaan.

3.4.Gebruikers kunnen persoonsgegevens alleen inzien en/of gebruiken. Welke persoonsgegevens een specifieke gebruiker kan inzien hangt af van zijn/haar functie binnen HCF.

3.5.Een lid kan de eigen persoonsgegevens in beperkte zin verwerken. Dit betreft het invullen van gegevens tijdens de inschrijving bij HCF en het eventueel wijzigen van eigen persoonsgegevens (adres, telefoonnummer, e-mailadres).

3.6.HCF verzamelt persoonsgegevens van haar gebruikers die via de website, een papieren inschrijfformulier en/of app persoonsgegevens vertrekken aan HCF in het kader van een verzoek om (nadere) informatie, het plaatsen van een reactie en/of de inschrijving als lid. Deze verzameling vindt bijvoorbeeld plaats in de volgende gevallen:

a.Bij een bezoek aan de website of bij het gebruik van de app slaan servers automatisch informatie op, zoals URL, IP-adres, browsertype en -taal, datum en tijd van het bezoek (bezoekgegevens);

b.Voor een verzoek om (nadere) informatie, het plaatsen van een reactie en/of het aanmelden voor een digitale nieuwsbrief verwerkt HCF de daarvoor door de gebruiker verstrekte contactgegevens (zoals naam, geslacht, adres, telefoonnummer en e-mailadres);

c.Om zich in te schrijven als lid via de website en/of en hierbij door HCF ondersteund te worden, dient een lid:

·Verplicht zijn/haar volledige naam, geslacht, geboortedatum, adres, (geheime) telefoonnummer, e-mailadres en wachtwoord te verstrekken;

·Verplicht diens financiële gegevens, waaronder een rekeningnummer, te verstrekken.

3.7.De verstrekte persoonsgegevens worden door HCF uitsluitend verwerkt ten behoeve van de uitvoering van haar doelstellingen, zoals genoemd in de statuten, en in het bijzonder voor het expliciete doel waarvoor deze persoonsgegevens zijn verzameld.

3.8.HCF kan de persoonsgegevens tevens gebruiken om haar gebruikers op de hoogte te stellen van producten, diensten en/of activiteiten van HCF die voor de betreffende gebruiker interessant zouden kunnen zijn. Indien de gebruiker hiertegen bezwaar heeft, kan hij/zij contact opnemen via:[email protected].

4.Beeldrecht

4.1.Tijdens trainingen, wedstrijden en hockey gerelateerde activiteiten bij HCF worden regelmatig foto’s genomen van acties en sfeerbeelden waarop leden van HCF, leden van andere verenigingen en/of bezoekers staan afgebeeld. Deze beelden kunnen op de website en/of app van HCF verschijnen. Indien hiertegen bezwaren bestaan, dient men dit kenbaar te maken via[email protected]. Het betreffende beeldmateriaal zal dan worden verwijderd.

deze opt-out mogelijkheid isnietvan toepassing op algemene actiebeelden of sfeerbeelden waarop een gebruiker niet centraal of duidelijk herkenbaar is afgebeeld of indien duidelijk voor de foto is geposeerd. Portretten van leden kunnen worden opgenomen op de website en/of app ten behoeve van teamidentificatie.


5.Melding

5.1.Voor het verwerken van persoonsgegevens is HCF vrijgesteld van de wettelijke meldingsplicht bij het College bescherming Persoonsgegevens conform het Vrijstellingsbesluit Wet Bescherming Persoonsgegevens.

5.2.Vanaf 25 mei 2018 is de Algemene Verordening Gegevensverwerking (AVG) van toepassing. Hiermee vervalt de hiervoor bedoelde meldplicht.

5.3.Zodra er bekendheid is met een datalek, zal het bestuur van HCF conform de wettelijke bepalingen (AVG) binnen 72 uur melding doen bij de Autoriteit Persoonsgegevens. Hierbij zullen betrokkenen tevens worden geïnformeerd.

6.Doorgifte aan derden

6.1.HCF heeft voor de in deze privacyverklaring opgesomde verwerkingsdoeleinden een bewerker ingeschakeld met wie HCF een overeenkomst heeft gesloten die erop toeziet dat de bewerker voldoende waarborgen biedt ten aanzien van technische en organisatorische beveiligingsmaatregelen met betrekking tot de te verrichten verwerkingen.

6.2.Voor het overige zal HCF de persoonsgegevens van haar gebruikers niet met derden (bv. Sponsoren) delen, tenzij:

a.Door het lid uitdrukkelijk toestemming is gegeven;

b.Dit noodzakelijk is op grond van een wettelijk voorschrift of in een noodgeval, voor zover dat naar redelijk oordeel van HCF in het belang van haar gebruikers is.

7.Cookies

7.1.HCF maakt gebruik van zogenaamde ‘cookies’. Cookies zijn kleine tekstbestanden die een computer opslaat als de website wordt bezocht c.q. de app wordt gebruikt. Een cookie onthoudt wat de gebruiker invult op de website en/of app voor een volgend bezoek, zodat de inhoudt van de website en/of app opde desbetreffende gebruiker kan worden afgestemd en het niet nodig is dat persoonsgegevens opnieuw worden ingevuld.

7.2.Meer informatie over het in- en uitschakelen van cookies is te vinden in de instructies/met behulp van de Help-functie van uw browser. Sommige functies op de website c.q. app werken mogelijk niet meer indien een computer geen cookies kan ontvangen.

8.Sociale netwerken

8.1.Op de website zijn buttons opgenomen om websites en/of webpagina’s te kunnen promoten of delen op sociale netwerken als Facebook, Instagram. Deze buttons werken door middel van stukjes code die van de sociale netwerken zelf afkomstig zijn. Door middel van deze codes worden cookies geplaatst. HCF heeft daarop geen invloed. Gebruikers wordt aangeraden de privacy verklaringen van deze sociale netwerken (die regelmatig kunnen wijzigen) te lezen, om te zien wat zij met de persoonsgegevens doen die zij via deze cookies verwerken.

8.2.De informatie die de sociale netwerken verzamelen wordt overgebracht naar en door de sociale netwerken opgeslagen op servers in de Verenigde Staten. De sociale netwerken stellen zich te houden aan de aldaar geldende privacy- en cookieregelgeving. Dit houdt in dat sprake zou zijn van een passend beschermingsniveau voor de verwerking van eventuele Persoonsgegevens. HCF is hiervoorniet verantwoordelijk en sluit alle aansprakelijkheid hieromtrent uit.

9.Links naar en cookies op websites van derden

9.1.Op de website zijn links naar websites van derden opgenomen. Wanneer gebruikers deze websites bezoeken, zijn de privacy verklaringen van deze derde partijen van toepassing. HCF is niet verantwoordelijk voor de wijze waarop door derden mogelijk met persoonsgegevens van gebruikers wordt omgegaan dan wel voor de cookies die worden gebruikt op deze websites van derden.

10.Inzage en correctie

10.1.De gebruiker heeft het recht om zijn of haar verzamelde persoonsgegevens in te zien en zo nodig aan te (laten) passen, aan te vullen en/of te (doen) verwijderen. De gebruiker kan de eigen persoonsgegevens zelf inzien en verwerken via zijn/haar persoonlijke account op ‘mijn HCF’, bereikbaar via de website. Daarnaast kan de gebruiker een verzoek doen tot inzage via[email protected].

11.Bewaartermijn

11.1.HCF bewaart bezoekgegevens en persoonsgegevens van haar gebruikers niet langer dan noodzakelijk is voor de uitvoering van haar dienstverlening, tenzij HCF op grond van wettelijke bepalingen verplicht is persoonsgegevens langer te bewaren. Dit houdt het volgende in:

a.de bewaartermijn van persoonsgegevens bedraagt twee jaar gerekend vanaf einde lidmaatschap;

b.de bewaartermijn van gegevens waarvoor een fiscale bewaarplicht bestaat bedraagt zeven jaar;

c.indien gegevens ten behoeve van statistische, wetenschappelijke of historische doeleinden langere tijd noodzakelijk zijn, kan de bewaartermijn worden opgeschort. Hierbij dienen gegevens eventueel geanonimiseerd te worden.

11.2.Ten behoeve van lustra en andere activiteiten waarbij er een intentie bestaat om oud-leden te benaderen, heeft HCF graag de mogelijkheid om geldende bewaartermijnen op te schorten. Bij beëindiging van het lidmaatschap zal dan ook worden gevraagd om akkoord te geven op het aanhouden van door gebruiker aangeleverde persoonsgegevens.

12.Beveiliging

12.1.HCF heeft passende technische en organisatorische maatregelen getroffen om de persoonsgegevens van gebruikers te beveiligen tegen verlies of onrechtmatige verwerking, waaronder:

a.opslag van die gegevens in een beveiligde database met versleutelde wachtwoorden en beveiligde back-ups en

b.toegang tot de eigen gegevens via een persoonlijk, middels een wachtwoord beveiligd account.

Ondanks dat HCF alle mogelijke beveiligingsmaatregelen heeft genomen en zal nemen, zijn aan de verwerking van persoonsgegevens via internet risico’s verbonden, die inherent zijn aan het internet gebruik in het maatschappelijk verkeer.

13.Wijzigingen

13.1.Conform de statuten dienen wijzigingen op deze privacyverklaring door de Algemene Leden Vergadering te worden bekrachtigd.

13.2.HCF behoudt zich het recht voor deze privacyverklaring te wijzigen. Daarom wordt gebruikers aangeraden deze privacyverklaring regelmatig te controleren. Gebruik van de website en/of app houdt in dat gebruikers akkoord gaan met de gewijzigde privacyverklaring van HCF.

14.Contact

14.1.In geval van vragen of opmerkingen over deze privacyverklaring, kan contact worden opgenomen met HCF via: [email protected]


 

HC Feijenoord in beeld

Hoofdsponsoren

Adres

Sportcomplex Olympia
Buitendijk 100c
3078XC Rotterdam

IBAN: NL62RABO0119110865